UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO DEPARTAMENTO DE APOIO À PESQUISA PROGRAMA INSTITUCIONAL DE INICIAÇÃO CIENTÍFICA RELATÓRIO FINAL PIBIC – SA/0139/2012 MERCADO DE TRABALHO PARA ARQUIVISTA: um estudo da demanda no setor público em Manaus MANAUS 2013 UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO DEPARTAMENTO DE APOIO À PESQUISA PROGRAMA INSTITUCIONAL DE INICIAÇÃO CIENTÍFICA RELATÓRIO FINAL PIBIC – SA/0139/2012 MERCADO DE TRABALHO PARA ARQUIVISTA: um estudo da demanda no setor público em Manaus Voluntária: Greceane do Nascimento dos Santos Orientadora: Profa. Dra. Célia Regina Simonetti Barbalho Colaboradores: Prof. Bruno Trece e Rosinilda Damasceno dos Santos Filha MANAUS 2013 Todos os direitos deste relatório são Reservados à Universidade Federal do Amazonas, ao Núcleo de Estudo e Pesquisa em Ciência da Informação e aos Seus autores. Parte deste relatório só Poderá ser reproduzida para fins Acadêmicos ou científicos. Esta pesquisa foi realizada através do Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica da Universidade Federal do Amazonas, e desenvolvida Pelo Núcleo de Estudo e Pesquisa em Ciência da Informação. IDENTIFICAÇÃO: Nome do Projeto: MERCADO DE TRABALHO PARA ARQUIVISTA: um estudo da demanda no setor público em Manaus Número do Projeto: PIBIC – SA/0139/2012 Duração: Agosto/2012 – Julho/2013 Orientadora: Profa. Dra. Célia Regina Simonetti Barbalho Voluntária: Greceane do Nascimento dos Santos Colaboradores: Prof. Bruno Trece Rosinilda Damasceno dos Santos Filha Unidade de Execução: Instituto de Ciências Humanas e Letras Departamento de Arquivologia e Biblioteconomia Núcleo de Estudo e Pesquisa em Ciência da Informação RESUMO Esta pesquisa busca contribuir para a área da Arquivologia por meio de estudo das necessidades e capacidade produtiva do setor público na esfera estadual, quanto ao emprego de mão de obra qualificada para gerenciar os setores de arquivo. Trata-se de uma análise exploratória sobre os arquivos públicos estaduais. O objetivo geral foi verificar o mercado de trabalho para o profissional Arquivista. Os dados foram coletados em levantamento junto ao montante de dezessete órgãos que dentre os quais estão seis secretarias, duas autarquias, duas empresas públicas, duas fundações públicas, um conselho, uma instituição do poder executivo, uma instituição do poder legislativo e uma instituição do poder judiciário do governo do estado do Amazonas, por meio a aplicação de questionários estruturados com questões abertas e fechadas, preenchido pelos gestores dos arquivos. Do universo total de instituições estaduais, cinquenta e nove, foram selecionadas aleatoriamente como amostra representativa, vinte e cinco por cento, com o intuito de identificar profissionais que trabalham nos arquivos dessas instituições. Os resultados obtidos demonstraram uma deficiência pertinente à todo processo em relação a gestão documental que compreende a produção, utilização e destinação. Os resultados desta pesquisa poderão concorrer para a melhoria qualitativa dos arquivos públicos no Estado do Amazonas, pois evidencia a necessidade de profissionais especializados para atuarem nos arquivos das instituições cujos documentos se encontram dispersos acarretando em perda da memória, tão valiosa para os órgãos bem como para a sociedade. Palavras-chave: Arquivologia; Formação profissional; Arquivo público; Mercado de trabalho; Arquivista. ABSTRACT This research seeks to contribute to the field of Archival through study of the needs and capacity of the public sector at the state level, as employment of skilled manpower to manage the sector file. It is an exploratory analysis on the state public records. The overall objective was to investigate the labor market for professional Archivist. Data were collected in a survey by the amount of seventeen bodies among which are six departments, two municipalities, two public companies, two public foundations, a board, an institution of the executive power, an institution of the legislature and an institution of power legal government of Amazonas state, through the application of structured questionnaires with open and closed questions applied to those responsible for these files. The total universe of state institutions, fifty-nine were randomly selected representative sample of twenty-five per cent, in order to identify professionals who work in the archives of these institutions. The results showed a deficiency pertaining to every process in relation to document management that involves the production, use and disposal. The results of this research may contribute to the qualitative improvement of the public archives in the state of Amazonas, as it shows the need for professionals to work in the archives of the institutions whose documents are scattered resulting in loss of memory, so valuable to the organs and to society. Keywords: Archival; Training; Archive Public; Market work; Archivist. LISTA DE QUADROS Quadro 1 – Universo da Pesquisa......................................................................... 26 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1 – Grau de instrução dos entrevistados..................................................... 28 Gráfico 2 – Faixa etária dos entrevistados............................................................... 29 Gráfico 3 – Existência de um setor de arquivo......................................................... 29 Gráfico 4 – Forma de arquivamento dos documentos............................................. 30 Gráfico 5 – A importância e contribuição do serviço de arquivo para a tomada de decisões.....................................................................................................................31 Gráfico 6 – Profissionais qualificados para organizar a documentação....................31 Gráfico 7 – Capacitação para função...................................................................... 32 Gráfico 8 – Frequência da solicitação de informação.............................................. 32 Gráfico 9 – Disponibilização de informação............................................................. 33 Gráfico 10 – Dificuldade para obter a informação.................................................... 33 Gráfico 11 – Existência de Gestão Documental....................................................... 34 Gráfico 12 – Atendimento satisfatoriamente as exigências da Lei de Acesso à Informação................................................................................................................. 34 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 10 1.1 Justificativa ......................................................................................................... 11 1.2 Objetivos ........................................................................................................... ..13 1.2.1 Objetivo Geral....................................................................................................13 1.2.2 Objetivos Especifícos........................................................................................13 2 REFERENCIAL TEÓRICO ..................................................................................... 14 2.1 Arquivologia ......................................................................................................... 14 2.2 Documento .......................................................................................................... 15 2.3 Ciclo de vida dos documentos..............................................................................16 2.4 Princípios fundamentais da arquivística...............................................................17 2.5 Profissional Arquivista..........................................................................................18 2.6 O papel da informação para administração pública.............................................23 2.7 Lei de Acesso à Informação.................................................................................24 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ............................................................. 25 3.1 Natureza da Pesquisa .........................................................................................26 3.2 Universo da Pesquisa .........................................................................................26 3.3 Amostra da Pesquisa...........................................................................................27 3.4 Instrumento de Coleta de dados..........................................................................27 3.5 Procedimentos para Coleta de dados..................................................................28 4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ............................................................................ 28 5 CONCLUSÃO ....................................................................................................... 35 6 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES .......................................................................36 REFERÊNCIAS ........................................................................................................37 APÊNDICE A.............................................................................................................41 GLOSSÁRIO..............................................................................................................43 10 1 INTRODUÇÃO A criação da Lei 8.159, em janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, foi um avanço no reconhecimento do valor que estes órgãos possuem de no contexto da Administração Pública considerando que seu artigo 1° aponta que é dever do Poder Público, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Entretanto ainda hoje é possível encontrar instituições públicas que não possuem o cargo de arquivista em seu quadro institucional, e o procedimento da documentação em função da organização ocorrer por profissional não habilitado. Desta forma, para entender quem ocupa o lugar nos arquivos públicos e a expectativa da sua presença, esta pesquisa busca compreender nas instituições públicas estaduais como se constituem os órgãos de arquivo, com o intuito de descrever essa realidade e servir de referência para entender a atual dinâmica do mercado de trabalho em Manaus. 11 1.1 JUSTIFICATIVA Os arquivos apresentam uma função fundamental no desenvolvimento das organizações, pois mantém informações que são registradas para o uso futuro, como comprovação de ações ou direitos, e ainda referência para decisões a serem tomadas. Para o tratamento desta documentação, o profissional de arquivo deverá estar apto a trabalhar com a informação arquivística, pois, segundo Brasil (1978), Art 2° são atribuições deste profissional: I - planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo; II - planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; III - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; IV - planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; V - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos;VI - orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VII - orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos;VIII - orientação da avaliação e seleção de documentos, par fins de preservação; IX - promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; X - elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; XI - assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico- administrativa; XII - desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. A existência deste profissional está em consonância com o princípio constitucional da eficiência, que para a administração pública pode ser definida considerando-se os modos: formal, material e operacional. Pelo princípio formal, entende-se o conjunto de órgãos instituídos para consecução dos objetivos do governo. O sentido material envolve o conjunto das funções necessárias dos serviços públicos em geral, enquanto que a acepção operacional trata do desempenho perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do estado ou por ele assumidos em benefícios da coletividade (MEIRELLES, 1992). Os Órgãos públicos em sua maioria têm deixado a desejar um serviço de qualidade em relação à gestão de documentos, o que impede a eficácia em quanto ao acesso as informações quando solicitadas, tanto para usuários internos quanto para externos, não tem colocado como prioridade um setor de arquivo para a guardar da documentação produzida e não tem oferecido aos funcionários um treinamento específico para desempenhar a função. 12 Por estes princípios é esperado que o Arquivista estivesse presente nos arquivos de instituições públicas e privadas, pois sua contribuição na gestão destes órgãos e organizações permite resgatar, classificar, divulgar e tornar acessível à informação arquivística para a administração, e para todo cidadão. 13 1.2 OBJETIVOS 1.2.1 OBJETIVO GERAL Compreender a demanda por profissionais habilitados para atuarem nos arquivos públicos da cidade de Manaus. 1.2.2 OBJETIVO ESPECÍFICO Conhecer a demanda por profissionais formados de nível superior para o segmento dos arquivos na cidade de Manaus; Identificar o nível e formação dos recursos humanos que atuam nos arquivos públicos na cidade de Manaus; Levantar as deficiências dos recursos humanos que atuam nos arquivos públicos da cidade de Manaus; Examinar as expectativas dos arquivos públicos quanto ao emprego de mão de obra especializada; 14 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 A ARQUIVOLOGIA A formação dos arquivos é produto da necessidade humana de transmitir uma mensagem, desde muito cedo o homem se preocupou em registrar suas atividades. A escrita surgiu precisamente pela necessidade de o Homem registrar e comunicar os seus actos, conhecimentos ou sentimentos. Durante milénios – e até à descoberta dos meios audiovisuais – os registos escritos irão dominar a materialização da memória individual e coletiva. A importância da escrita para atividade humana levou, automaticamente, à consciência de que era preciso conservar tais registros, tendo em vista uma posterior utilização (SILVA, 1998,). Como destaca o autor o surgimento da escrita, em diversos tipos de suportes, propiciou o surgimento dos arquivos de uma forma natural, em vista da demanda por reunir e organizar os suportes escritos, visando a sua utilização posteriormente. Na sociedade havia consciência de que era importante a conservação de tais registros, contudo; Em épocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o suporte da escrita era o mármore, o cobre e o marfim, as tábuas, os tabletes de argila e outros materiais. Só mais tarde é que apareceram o papiro, o pergaminho e, finalmente, o papel, que tornou possível a reunião de grandes arquivos (PAES, 2008, p.16). O volume que os suportes de escrita possuíam, dificultava a reunião de vários documentos. A evolução destes suportes com a chegada do papel tornou possível o armazenamento de um número maior de documentos. A partir daí a produção documental aumentou, e as pessoas começaram a ter conhecimento de que documento era um instrumento de informação e dava suporte para afirmar seus direitos como cidadão, com isso viu-se a necessidade de ter um profissional habilitado para tratar desta documentação. A Arquivística no Brasil experimentou um impulso a partir da década de 70. Nesse período tiveram lugar três fatores; a criação dos cursos de graduação, que ocorreu a partir de 1974, a composição dos coletivos profissionais e a regulamentação da profissão de Arquivista e de Técnico de Arquivo, em 1978. A partir dos anos 80, no marco da modernização do Arquivo Nacional, estabeleceram- se novos procedimentos para os arquivos estatais e municipais e ampliaram as discussões sobre estas instituições nos eventos. O movimento associativo, 15 representado até então pela AAB, “ [...] perde parte significativa do vigor com que atuava nos anos 70” (JARDIM, 1995, p.78). Com isso hoje, as organizações enfrentam problemas como volume de papéis produzidos e acumulados, fazendo-se necessária à avaliação dos documentos com o apoio do arquivista que participa juntamente com outros profissionais na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, no sentido de estabelecer prazos de guarda ou eliminação dos documentos. Segundo Fernandes (2003, p.3) a falta de profissionais habilitados para atuarem nos arquivos das instituições públicas que se encontram em desordem acarreta na perda de documentação tão valiosa para o bom direcionamento e realização das atividades rotineiras da administração. A arquivologia busca formar profissionais capacitados e com habilidades, para atuarem na recuperação e acesso à informação contidas nos documentos arquivístico, que no futuro serão a memória histórica da sociedade. A Arquivologia vem mostrando seus limites e sua capacidade de expansão pelos desafios que enfrenta na organização das categorias profissionais que congrega; na reestruturação de projetos pedagógicos nas diferentes universidades, na constituição de matrizes curriculares; no compromisso com a preservação arquivística e o acesso livre no universo digital, com a conservação preventiva dos documentos arquivísticos históricos produzidos pela humanidade, na busca incessante reutilização como fonte permanente de consulta dos povos (SILVA, 2009, p.2) A Arquivologia é a área do conhecimento que estuda os valores dos documentos e suas finalidades. 2.2 DOCUMENTO O documento está relacionado ao suporte onde contém um registro, independentemente de qual seja. O documento de arquivo é o documento criado no decorrer das atividades para determinados fins, em uma organização para está servindo a mesma com as informações nele contidas. Na visão de Moreno (2008, p. 83) o documento de arquivo apresenta ”[...] características própria e bem definida, que a distingue dos demais, não pelo suporte sobre o qual está constituído, mas pela razão de sua origem ou função para qual é criado”. Segundo Paes (2008) a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, com base do conhecimento da história. Tendo ele como função básica tornar disponível a informação contida no acervo documental sob sua guarda. 16 As informações contidas nos documentos são indispensáveis para a tomada de decisões em organizações públicas e privadas. Os documentos têm, ademais, seus elementos de utilização: o uso primário e o uso secundário. O uso primário será dispositivo, comprobatório, testemunhal, segundo as razões de criação do documento. O uso secundário é sempre informativo, nas modalidades requisitadas pela pesquisa (BELLOTTO, 2002, p.24). O documento de uso primário é aquele documento que está sendo sempre utilizado pela administração, ele faz parte do arquivo corrente. E o documento de uso secundário encontra-se no arquivo intermediário ou até mesmo no arquivo permanente para consultas e pesquisas. Os documentos também possuem seu ciclo de vida, conforme sua evolução e utilização. 2.3 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS A abordagem das três idades demonstra as etapas de utilização pelo qual o documento passa. Na idade activa os documentos são acessados com mais frequência, servindo a administração, na idade semiactiva os documentos são utilizados ocasionalmente e na idade inactiva os documentos passam a ter valor permanente e servem para pesquisa e fins culturais. A abordagem das três idades assenta nas etapas de vida dos documentos. Na idade activa, o documento serve regulamente para a administração; na idade semiactiva, é utilizado ocasionalmente, e na idade inactiva, é destruído ou conservado de modo permanente. Há poucos textos sobre a abordagem mas a sua aplicação generalizou-se rapidamente. É oriunda dos Estados Unidos e tem as suas raízes nas reflexões que os arquivistas e os records mananagers tiveram de fazer para resolver os seus problemas de massa documental, no princípio do século (ROUSSEAU, 1998) Um documento nasce como vestígio de uma atividade jurídico-administrativa, e devido ao seu caráter de documento, ele deve ser guardado por determinado valor para provar a decisão pela qual foi criado. O documento pode ter valor primário, em um Arquivo quando pelo administrador responsável pela organização que o produziu ainda está sendo constantemente utilizado por ele e servindo a cumprindo sua função na organização. Em um segundo momento, após um intervalo de, em média 5 anos, esse documento poderá ser transferido para um arquivo intermediário, quando seu valor 17 será primário ou secundário, o valor secundário é dado aos documentos que são utilizados com pouca frequência. Após cerca de 50 anos, é provável que esse documento seja recolhido para um arquivo permanente, onde adquirirá valor secundário. A maior parte dos documentos não chega até o arquivo permanente, e pode ser descartada quando seu uso já não mais interessa o que é medido pelo tempo em que a informação exposta do documento possa interessar para comprovar algum procedimento jurídico ou administrativo. A acumulação ocorre por um processo natural, uma vez que a documentação emitida deve ser guardada para efeito prático por um determinado tempo. O ciclo de vida dos documentos é matéria de estudo dos Arquivistas, o que torna necessário discutir alguns princípios fundamentais da Arquivística. 2.4 PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVÍSTICA O tratamento e a identificação dos documentos não devem jamais ser considerados isoladamente em relação a seu produtor/acumulador (LOPES, 1996). Os princípios fundamentais da Arquivística esclarecem essas peculiaridades dos documentos de arquivo. Os princípios arquivístico para Jean Rosseau e Carol são apenas dois, o princípio da proveniência e o princípio da territorialidade, Bellotto considera cinco os princípios arquivístico: princípio da proveniência, indivisibilidade, unicidade, organicidade, cumulatividade. a) princípio da proveniência, segundo Jean-Yves Rosseau e Carol Couture (1998), ele consiste em deixar agrupados, sem os misturar com outros, os arquivos provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou moral, ou seja, a origem dos documentos os torna diferentes entre si; Criado inicialmente para melhorar a organização dos arquivos, serve agora de fundamento à elaboração das normas de descrição dos arquivos. b) indivisibilidade ou integridade arquivística os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação destruição não autorizada ou adição indevida. Este princípio é derivado do princípio da proveniência, isto é, não deve haver perda nem acréscimo indevido ao documento que é inteiro em si. c) territorialidade define-se como sendo o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem destino deste último. 18 Documentos pertencentes há um território não deve está misturado com documentos de outro território, devem ser mantido junto ao território onde foi criado. (JEAN-YVES ROSSEAU & CAROL COUTURE, 1998, p. 52) d) princípio de unicidade não obstante da forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. segundo o qual cada um é único, embora possa ser seriado (BELOTTO, 2002, p.20). e) organicidade as relações administrativas orgânicas refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Isto implica que os elementos internos do documento revelam sua natureza em relação à instituição criadora, sua função e atividades (BELOTTO, 2002, p.22). g) comutatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os princípios arquivísticos, são importantes para se ter uma boa gestão de documentos, pois cada um contribui de forma significativa eles são usados em todas as fases do ciclo vital dos documentos pois, viabilizam o uso futuro de arquivos permanentes. Segundo Bellotto (2006) os arquivo permanente não se constroem por acaso “[...], pois a história se faz com uma infinidade de papéis cotidianos, inclusive com os do dia-dia administrativo, além de fontes, não governamentais”. O profissional Arquivista possui competência para gerenciar documentos e informações, pois além de conhecer os princípios arquivisticos, possui habilidades que só a formação em Arquivologia proporciona. 2.5 PROFISSIONAL ARQUIVISTA O ingresso dos arquivistas no mundo do trabalho ocorre com frequência, por meio de: concurso público, contrato temporário, contrato por tempo indeterminado e processo seletivo. (SOUZA, 2011, p. 178). A incorporação à prática profissional no mundo do trabalho dos arquivistas tem vários requisitos, dos quais se considera o principal a titulação. Tal requisito resulta do cumprimento da lei de reconhecimento da profissão, promulgada em 1978, em particular em seu capítulo 2°, dedicado aos arquivistas. (SOUZA ,2011, p. 179).No Brasil, a Classificação Brasileira de Ocupação (CBO) do Ministério do 19 Trabalho assinada como espaços de trabalho para Arquivistas por meio da numeração de 2613-05: Museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições s públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.( SOUZA, 2011, p. 176). A ausência de um conselho profissional permite que os arquivistas efetuem seu registro como profissionais no Ministério do Trabalho e Emprego, de acordo com o Decreto n° 93.480 de 29 de outubro de 1986, o qual que estabelece: Art. 1°- Para efeitos de reclassificação e de ingresso nas categorias funcionais de Arquivologia e de Técnico de Arquivo do Grupo – Arquivo do Serviço Civil do poder Executivo, se exigirá o registro profissional previsto no artigo 4° da Lei n° 6.546 de julho de 1978. (SOUZA. 2011, p. 167). O profissional Arquivista após concluir o curso de arquivologia deve fazer o seu registro como profissional no Ministério do Trabalho do Emprego, para poder está apto a desenvolve suas atividades aonde for admitido. A Lei por sua vez ampara este profissional. Para identificar o nível de aceitabilidade e visibilidade dos Arquivistas no mundo do trabalho, como profissional da informação, o Decreto de n°82.590, de 6 de novembro de 1978, relaciona dentre as atribuições profissionais do arquivista o “ [...] planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo” (BRASIL, 1978). De acordo com a descrição do cargo conforme o Ministério do Trabalho é possível relacionar que o trabalho do Arquivista tem por objetivo: Organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais, criar projetos de museus e exposições, organizar acervos; dar acesso à informação, conservar acervos; preparar ações educativas e culturais, planejar e realizar atividades técnico- administrativas, orientar implantação de atividades técnicas. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão. E também de acordo com a descrição das atividades típicas do cargo, o Ministério do Trabalho relaciona que o Arquivista tem que: a) Organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais Classificar e codificar documentos de arquivo; decidir o suporte do registro de informação; descrever documentos (forma e conteúdo); registrar documentos de 20 arquivo; elaborar tabelas de temporalidade; estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo; estabelecer critérios para descarte de documentos de arquivo; elaborar plano de classificação; identificar fundos de arquivos; estabelecer plano de destinação de documentos; avaliar documentação; ordenar documentos; consultar normas internacionais de descrição arquivística; gerir depósitos de armazenamento; identificar a produção e o fluxo documental; identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos; levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos; realizar pesquisa histórica e administrativa; transferir documentos para guarda intermediária; diagnosticar a situação dos arquivos; recolher documentos para guarda permanente; definir a tipologia do documento e acompanhar a eliminação do documento descartado. b) Dar acesso à informação Atender usuários; formular instrumentos de pesquisa; prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação; apoiar as atividades de consulta; realizar empréstimos de documentos e acervos; autenticar reprodução de documentos de arquivo; emitir certidões sobre documentos de arquivo; fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais, a reprodução e divulgação de imagens; orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados; disponibilizar os instrumentos de pesquisa na internet; fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos e gerenciar atividades de consulta. c) Conservar acervos Diagnosticar o estado de conservação do acervo; estabelecer procedimentos de segurança do acervo; higienizar documentos/acervos; pesquisar materiais de conservação; monitorar programas de conservação preventiva; orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo; monitorar as condições ambientais; controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento; definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem; desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas; acondicionar documentos/acervos; assessorar o projeto arquitetônico do arquivo; definir migração para outro tipo de suporte; supervisionar trabalhos de restauração e armazenar documentos/acervos. d) Preparar ações educativas e/ou culturais 21 Ministrar cursos e palestras; preparar visitas técnicas; desenvolver e coordenar ações educativas e/ou culturais; preparar material educativo e participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos. e) Planejar atividades técnico-administrativas Planejar a alteração do suporte da informação, programas de conservação preventiva, ações educativas e/ou culturais, sistemas de recuperação de informação, implantação de programas de gestão de documentos e de prevenção de sinistros; planejar sistemas de documentação musicológica; planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução; planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos e adoção de novas tecnologias para recuperação e armazenamento da informação e planejar a ocupação das instalações físicas; administrar prazos. f) Orientar a implantação de atividades técnicas Implantar procedimentos de arquivo; produzir normas e procedimentos técnicos; autorizar a eliminação de documentos públicos; produzir vocabulários controlados(thesaurus); orientar a organização de arquivos correntes; atualizar os cadastros das instituições; supervisionar a implantação e a execução do programa de gestão de documentos; formar biblioteca de apoio às atividades técnicas; gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos; considerar aspectos jurídicos relativos a constituição dos arquivos e participar de comissões técnicas. g) Realizar atividades técnico-administrativas Solicitar compras de materiais e equipamentos; solicitar a contratação de serviços de terceiros; elaborar estatísticas de frequência e relatórios técnicos e elaborar laudos e pareceres técnicos e administrativos. h) Promover o arquivo e a profissão Divulgar o acervo; sensibilizar para a importância de arquivos; participar de palestras, convênios e reuniões científicas; preparar materiais, atividades e palestras para o público interno; estabelecer diálogo com usuário; apresentar trabalhos técnicos e científicos e manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres. i) Utilizar recursos de informática j) Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional. 22 Com a evolução dos suportes de informação integrando às atuais tecnologias de informação e comunicação, observa-se a melhoria continua dos seus processos, produtividade, acesso e disponibilização de conhecimento e informações. O arquivista deverá procurar está apto manusear as novas tecnologias com habilidades para usá-las em sua atuação. O arquivista hoje não pode esquecer que vive e atua profissionalmente na chamada “era da informação”, na qual, as tecnologias da informação e da comunicação têm presença marcante. Os novos suportes documentais, com os quais terá de lidar, exigem conhecimento, competência, métodos e meios de produção, utilização e conservação física especiais. São fatores novos os quais os arquivistas passam agora a serem instruídos e treinados, não obstante concorrem o risco de, em virtude de um vertiginoso crescimento das possibilidades da eletrônica nas áreas documentais, nunca conseguiram abarcar a plenitude destes conhecimentos tão mutantes e dependentes de equipamentos tão rapidamente tornados absoletos. (BELLOTO, 2000, p.1). O Arquivista executa funções relacionadas à gestão de documentos, e tem papel fundamental, para que cada uma delas seja executada de modo satisfatório para a organização. Cabe a este profissional acompanhar cada processo pelo qual passa o documento, desempenhando conforme Santos (2009, p.179-181), as seguintes funções: a) Criação/ produção - O papel do arquivista é de conselheiro a quem produziu o documento, fica responsável para elaborar manuais de produção de documentos, isso requer que ele conheça a instituição, seus objetivos e missão, e saber as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos mais eficazes para o bom funcionamento da instituição; b) Avaliação - Esta etapa demanda conhecimento do funcionamento da instituição, pois aqui é definido o prazo de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística. O arquivista participa da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade junto com os demais profissionais; c) Aquisição - Contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de acervo; cabe o arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegura que o acervo recebido é completo, confiável e autêntico; d) Conservação/ preservação - Ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles para não haver perda da informação; e) Classificação - Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividade e ações ou tarefas da instituição acumuladoras dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadro de arranjos na fase permanente. A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora a facilitar o acesso aos documentos produzidos, para criar o plano o arquivista deve ter a autorização expressa da direção da instituição e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho; f) Descrição - A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada 23 uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere (peça, dossiê, série etc., ou ainda, textual, imagético ou audiovisual) e às necessidades do usuário (produtor ou usuário externo); a ISO 15489-1:2001(p.3) define a indexação (indexing), componente da descrição, como processo de estabelecimentos de pontos de acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação: a descrição compreende a criação e a utilização de índices e de vocabulários controlados, atualmente no Brasil , o modelo de descrição aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos para ser usado na fase permanente é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística- Nobrade; g) Difusão - Pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p.19), é “acesso” que segundo proposta selecionada da segunda obra é a “função arquivística destinada a torna acessíveis os documentos e a promover sua utilização, não se restringe somente ao acesso ás informações e documentos armazenado, mas a difusão de práticas para que isso ocorra adequadamente. De acordo com o Conarq- Arquivo Nacional, como disposto na Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978 no Art.2° São atribuições do Arquivista: I- planejamento, organização e direção de serviços do arquivo; II planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo; II - planejamento, orientação e direção das atividades de identificação da espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; III - planejamento, organização e direção de serviços ou centro de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; IV - planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; V - Orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; VI - Orientação quanto a classificação, arranjo e descrição de documentos; VII - Orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação; VIII - Promoção de medidas necessárias à conservação de documentos; IX - Elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivístico; X - Assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; XI - Desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes. Vive-se em uma sociedade da informação, na qual surgiram novos paradigmas na criação de novos rumos para o desenvolvimento, produtividade e qualidade de conhecimentos que habilita o indivíduo a enfrentar as mudanças sociais com uma nova postura. (DURIGAN, 2010. P. 135). O arquivista está envolvido não somente na organização da documentação, mas também participa do fluxo de informação da administração, podendo desenvolver trabalhos de pesquisa e estudos documental. 2.6 O PAPEL DA INFORMAÇÃO PARA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA No mundo globalizado, é importante avaliar o fluxo das informações recebidas, a fim de que seja possível sua mais eficaz utilização no ambiente organizacional. A busca e o uso da informação devem consistir em um processo 24 dinâmico, ordenado, capaz de suprir a necessidade existente, que venha resultar em novas ações ou novos conhecimentos ao seu usuário. (DURIGAN, 2010). Para Moreno (2007, p. 13), são fundamentais para o sucesso do processo de tomada de decisão a agilidade e a confiabilidade das informações, portanto “[...] a informação deve estar disponível quando necessária, deve ser confiável, apresentada de modo seguro e de forma que o decisor consiga interpretá-la facilmente”. Segundo Valetim (2002), o que caracteriza a “sociedade da informação”, basicamente é a “economia alicerçada na informação e na telemática, ou seja, informação, comunicação, telecomunicação e tecnologias da informação. A informação aqui entendida como matéria-prima [...]”. A Gestão de Documentos ou Documental trata de garantir que a, “informação arquivística seja administrada com economia e eficácia [...] recuperada, de ágil e eficaz , subsidiando as ações das organizações com decisões esclarecidas, rápidas e seguras”, (MORENO, 2008, p. 73), reduzindo o fator de incertezas. A Administração Pública pode ser definida considerando-se os modos: formal , matéria e operacional. De modo formal, entende-se o conjunto de órgãos instituídos para a consecução dos objetivos do Governo. No sentido material, é o conjunto das funções necessárias dos serviços públicos em geral. Em acepção operacional, é o conjunto de desempenho perene sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do Estado ou por eles assumidos em benefícios da coletividade (MEIRELLES, 1992). 2.7 LEI DE ACESSO À INFORMAÇÃO - LAI Gasta-se muito em sistemas que não atendem as necessidades de informação ou que simplesmente não são utilizadas. Imagina-se que uma solução administrativa informacional está pronta quando a tecnologia é implementada, se chega a sê-lo (DAVENPORT, 1998, p.38). Com vistas a entender o que preconiza o art. 45 do Decreto N° 7.724/2012, que regulamenta a Lei de n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, a qual dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art.5°, no inciso II do § 3° do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição, indica se existe no âmbito de atuação alguma informação que deva ser considerada sigilosa. Em seu Art.45. diz que a autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará anualmente, até o dia 1° de junho, em sítio na Internet: 25 I-Rol das informações desclassificadas nos últimos doze meses; Rol das informações classificadas em cada grau de sigilo, que deverá conter: a) código de indexação de documento; b) categoria na qual se enquadra a informação; c)indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação; d) data da produção, data da classificação e prazo da classificação. III- relatório estatístico com a quantidade de pedidos de acesso à informação recebidos, atendidos e indeferidos; IV- informação estatística agregadas dos requerentes. (BRASIL, 2012) Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão manter em meio físico as informações previstas no caput, para consulta pública em suas sedes. De acordo com o art. 25 do Decreto n° 7.724/2012 (Capítulo V, Seção I- Da Classificação de informações quanto ao Grau e Prazos de Sigilo, que regulamenta a Lei de Acesso à Informação (Lei Federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011). Em seu Art.25, são passíveis de classificação as informações consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou acesso restrito possa: I- Pôr em risco a defesa e soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - Prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País; III - Prejudicar ou pôr em risco as informações fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; IV - Pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; V - Oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; VI - Prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VII - Prejudicar ou causar risco a projeto de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional, observado o disposto no inciso II do caput do art. 6°. VIII - Pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares. IX - Comprometer atividade de inteligência, de investigação ou de fiscalização em andamento, relacionadas com prevenção ou repressão de infrações. Assim, o referido Decreto estabelece os prazos limite para a disponibilização da informação visando alguma forma de padronização e organização das informações ativas e passivas solicitadas pelos usuários. 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Esta pesquisa, cujo objetivo é compreender a demanda por profissionais que atuam nos arquivos das instituições públicas da esfera Estadual, teve como sujeito da pesquisa os gestores responsáveis pelo setor de arquivo. Os procedimentos da coleta se deram por meio da construção de um questionário e a sua aplicação tendo ao fim a tabulação. 26 3.1 NATUREZA DA PESQUISA Os dados foram analisados em uma abordagem quanti-qualitativa, pois além de serem considerados os dados estatísticos, foram consideradas a subjetividade dos sujeitos da pesquisa, que não pode ser traduzida em números. Do ponto de vista de seus objetivos, a pesquisa é descritiva, pois de acordo com Gil (1991) “visa descrever as características de determinada população” e exploratória, pois proporciona maior familiaridade com o problema, além de envolver pesquisa bibliográfica. Uma vez que se pretende conhecer na esfera pública estadual a existência de profissionais habilitados para atuarem nos arquivos, desta forma identificar o nível de formação deste profissional, levantar as deficiências desta mão de obra e examinar a expectativa quanto ao emprego de mão de obra qualificada. 3.2 UNIVERSO DA PESQUISA O universo da pesquisa foi composto por 59 (cinquenta e nove) órgãos distribuídos na esfera pública estadual. Este levantamento foi realizado por meio da consulta sobre as instituições públicas listadas no Portal do Governo do Estado do Amazonas em 13 de janeiro de 2013, que mostra a dimensão dos órgãos públicos estaduais existentes na cidade de Manaus. Este total possui, segundo o Portal duas divisões, a saber, órgãos e entidades, e instituições, cada uma subdividida conforme exposto no Quadro 1. Quadro 1 – Universo da Pesquisa TIPO QUANTIDADE Ó rg ã o s e E n ti d a d e s Secretarias 23 Autarquias 12 Empresas Públicas 7 Fundações Públicas 9 Conselhos 1 Subtotal 52 In s ti tu iç õ e s Poder Executivo 2 Poder Legislativo 1 Poder Judiciário 4 Subtotal 7 27 TOTAL 59 FONTE: Baseado em dados disponíveis em: www.amazonas.am.gov.br, acesso em: 13.01.2013 3.3 AMOSTRA DA PESQUISA Dentre o universo da amostra compreendido conforme o Quadro 1. A amostra da pesquisa foi composta por 25% das instituições que constituem o universo, com no mínimo um sujeito da pesquisa por divisão. Este processo de amostragem foi realizado aleatoriamente, por meio de uma tabela de números aleatórios, onde na qual foram selecionadas dezessete instituições, mas apenas doze obtivemos um retorno para que fosse realizada a pesquisa, foram elas: Instituto de Proteção Ambiental do Amazonas (IPAAM); Agência de Desenvolvimento Sustentável do Amazonas (ADS); Fundação de Amparo a Pesquisa do Estado do Amazonas (FAPEAM); Assembleia Legislativa do Estado do Amazonas (ALEAM); Secretaria de Estado do Trabalho (SETRAB); Superintendência de Habitação do Amazonas (SUHAB); Secretaria de Estado de Segurança Pública (SSP); Secretaria de Estado de Planejamento e Desenvolvimento econômico (SEPLAN); Secretaria de Estado da Juventude e Lazer (SEJEL); Processamento de Dados S.A (PRODAM); Secretaria Executiva do Conselho do Desenvolvimento (SRMM); Tribunal Regional do Trabalho (TRT). 3.4 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS A presente pesquisa procurou analisar a demanda por profissionais que atuam nos arquivos das instituições públicas da esfera Estadual e para isso foi adotado um instrumento de coleta de dados, o questionário (APÊNDICE A) que foi elaborado pelos pesquisadores. O Questionário contém 15 questões no qual 13 (treze) são questões fechadas e 2 (duas) questões abertas em que foram direcionadas aos responsáveis pelo arquivo, visando alcançar os objetivos propostos na pesquisa que compreendem: 1) a identificação do responsável pelo setor; 2) grau de instrução; 3) faixa etária; 4) existência setor de arquivo; 5) há serviço terceirizado de arquivo; 6) como é realizado o serviço do arquivo; 7) relevância do serviço de arquivo; 8) existência de profissionais qualificados; 9) realização de treinamento específico para o tratamento do acervo; 10) quais são os treinamentos; 11) qual a frequencia de informações solicitadas; 12) houve o retorno das informações; 13) encontrou dificuldade para 28 obter a informação; 14) há programas de gestão documental na instituição; 15) instituição atende as exigências da lei de acesso á informação. 3.5 PROCEDIMENTOS PARA COLETA DE DADOS O questionário foi impresso e entregue aos gestores dos arquivos para que fossem preenchidos pelo próprio indivíduo, na presença da pesquisadora. A aplicação ocorreu nos meses de abril a maio, sendo acompanhada pelo pesquisador com intuito de coletar o máximo de respostas possíveis. Dentre as dezessete instituições, das quais apenas doze participaram da pesquisa, já que das outras cinco instituições não obtivemos retorno em tempo hábil para aplicar o questionário para a pesquisa. Infelizmente com a não participação dessas instituições a amostra obtida teve que ser considerada para efeitos de cumprimento do cronograma previsto. 4 ANÁLISE DOS RESULTADOS Os dados apresentados são relacionados as instituições públicas estaduais da cidade de Manaus, levantados por meio do exame da atuação dos responsáveis pelo setor de arquivo, e principalmente as funções pertinentes ao profissional Arquivista. Gráfico 1- Grau de instrução dos entrevistados FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 1 mostra o grau de formação dos entrevistados, responsáveis pelo setor de arquivo na administração pública estadual, é importante destacar que o objetivo desta questão foi verificar o nível de escolaridade dos entrevistados. Do 0% 25% 50% 25% FUNDAMENTAL MÉDIO SUPERIOR PÓS-GRADUAÇÃO 29 total de doze sujeitos, três possuíam grau de instrução referente ao nível médio, três a nível de pós-graduação; e seis profissionais com nível superior. Cabe ressaltar que os responsáveis pelo setor de arquivo haviam formação em outras áreas do conhecimento como Administração, Economia, Contabilidade. O conhecimento que aplicavam no acervo era adquiro por meio de cursos oferecidos pela instituição e também pela leitura e pesquisa de materiais relacionados à área de Arquivologia. Gráfico 2 - Faixa etária dos entrevistados FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 2 corresponde a faixa etária da mão de obra dos gestores do arquivo, que apresenta-se em grande escala com 6 dos entrevistados possuindo de 30 a 45 anos, o que demonstra o interesse das instituições por profissionais nesta faixa etária possuem maiores experiências adquiridas ao logo da vida. 5 sujeitos na faixa de idades acima de 45 anos e apenas um responsável pelo arquivo que possui idade inferior a 30 anos. Gráfico 3 – Existência de um setor de arquivo FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 8% 50% 42% 18 À 30 ANOS 30 À 45ANOS ACIMA DE 45 ANOS 92% 8% 0% SIM NÃO TERCEIRIZADO 30 Um dos fatores positivos obtidos na pesquisa demonstra que 92% das instituições possuem setor de arquivo, o que indica que as instituições reconhecem importância do setor de arquivo mantendo seus documentos guardados para tomada de decisões. Gráfico 4- Forma de arquivamento dos documentos FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 4 destaca a forma de arquivamento dos documentos, que pode ser centralizada quando um único arquivo serve a toda uma instituição, ou seja, um setor responsável pela guarda dos documentos que são produzidos e recebidos. E a forma descentralizada responsabiliza cada setor pela organização e acondicionamento dos documentos produzidos e recebidos por este, desta forma cada setor possui o seu arquivo individual. Observou-se na pesquisa que é realidade em 7 instituições pesquisadas a forma centralizada de arquivamento, e descentralizada em 5 instituições que possuem arquivo setorial. A compreensão dos sujeitos sobre a importância da contribuição do serviço de arquivo para tomada de decisões administrativas da instituição é em sua totalidade, pois eles consideram a existência do arquivo é relevante para o processo de tomada de decisão. Isso implica em afirmar que estes sujeitos percebem a importância do setor para o desempenho organizacional. 58% 42% CENTRALIZADA DESCENTRALIZADA 31 Gráfico 5 - Você considera importante a contribuição desse serviço de arquivo para tomada de decisões administrativa da instituição FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 Sobre a importância do setor de arquivo em uma instituição, Bellotto (2014, p. 179) revela que “[...] arquivos existem para que as ações administrativas, jurídicas, técnicas, científicas etc. sejam conhecidas, sejam cumpridas se for o caso e, sobretudo, sejam provadas. Documento de arquivo são provas”. O gráfico 5 demonstra a compreensão dos sujeitos sobre a importância da contribuição do serviço de arquivo para tomada de decisões administrativas da instituição, observa-se que na visão de 100% dos entrevistados a existência do arquivo é relevante para o processo de tomada de decisão. Isso implica em afirmar que estes sujeitos percebem a importância do órgão para o desempenho organizacional. Gráfico 6 – Profissionais qualificados para organizar a documentação arquivística na instituição FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 6 aponta os resultados sobre a existência de profissionais qualificados para a organização documental arquivística, 58% (cinquenta e oito por cento) dos entrevistados não se sentem qualificados para desempenhar a função. A 100% 0% SIM NÃO 42% 58% SIM NÃO 32 observação pode ser entendida pelo fato que apesar da existência de setores de arquivos nas instituições, há o desconhecimento por parte dos funcionários responsáveis sobre como organizar e gerenciar as informações produzidas pela instituição. Diante tal fato, é possível inferir que os gestores destes arquivos, não possuem habilidades e conhecimento sobre gestão documental e não se acham qualificados para assumirem tais funções. Gráfico 7 – Capacitação para função FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 Constatou-se mais da metade, 58% não possuem capacitação para o desempenho da função, não se qualificam, muito menos passam por treinamentos específicos para desempenhar a função, o que permite inferir que há um despreparo por parte dos funcionários responsáveis pelo setor para lidar com o processo de Gestão Documental. Apenas 5 da instituições pesquisada que correspondem a 42% possuíam um treinamento específico para exercício da função. Gráfico 8 – Frequência de solicitação de informações FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 42% 58% SIM NÃO 83% 0% 0% 17% 0% 0% DIÁRIA A CADA 2DIAS A CADA 5 DIAS A CADA 15 DIAS ACADA 30 DIAS NÃO LEMBRA 33 Sendo a informação fundamental para o bom funcionamento das instituições públicas, verificamos a frequência com que são solicitadas informações contidas nos documentos, sendo que a maioria das instituições um total de 83%, este percentual corresponde a 10 das instituições tal demanda é diária, o que implica na necessidade de nomear profissionais habilitados para lidar com a organização e atendimento. Os outros 17% responderam que as informações são solicitadas a cada 15 dias. Gráfico 9 – Disponibilização de informação FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 9 mostra a situação dos entrevistados diante a busca da informação no acervo, mostrando se a informação foi recuperada ou não. Constatamos que a disponibilidade de informação ocorre em 73% dos arquivos, ou seja, na metade das instituições as informações são fornecidas sob demanda e nos outros 27% não, o que ressalta a ineficácia do gerenciamento dessas informações nas instituições. Gráfico 10 – Dificuldade para obter a informação FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 10 revela a dificuldade na obtenção de informação no arquivo por parte do responsável 67% dos entrevistados, não apresentam dificuldades para a 73% 27% SIM NÃO 33% 67% SIM NÃO 34 obtenção das informações, e 33% de alguma forma não atende satisfatoriamente a instituição, o que pode gerar uma dificuldade na tomada de decisões. Gráfico 11 – Existência de Gestão Documental FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico destaca que 55% das instituições afirmam possuir uma política de gestão documental. Ademais, Alguns dos entrevistados não responderam por desconhecimento do que seja a gestão documental, e 45% dos entrevistados responderam que a instituição não apresenta nenhuma forma de Gestão Documental, fato este que evidencia a precariedade no trato do acervo existente nas instituições. Gráfico 12 – Atendimento satisfatoriamente as exigências da Lei de Acesso à Informação FONTE: resultados da pesquisa – junho de 2013 O Gráfico 12 ressalta o atendimento satisfatório as exigências da lei de acesso a informação, sendo que apenas 64% dos entrevistados que corresponde a 7, afirmam que atendem a lei de acesso a informação em sua instituição. 1 dos entrevistados não soube responder se a instituição atendia a Lei de Acesso à 55% 45% SIM NÃO 64% 36% SIM NÃO 35 Informação, e 36% responderam que a instituição não atende as exigências da lei de acesso à informação, desconhecem o que seria a Lei de acesso à informação. Pelo exposto por meio dos dados coletados, observa-se que há uma demanda a ser atendida pelos órgãos públicos existentes na cidade de Manaus e que integraram esta pesquisa, quanto ao tratamento adequado para promover a organização e acesso a documentação por eles produzida. A inexistência de pessoas qualificadas compromete a oferta do serviço bem como a preservação da memória reunida nos documentos custodiados pelos arquivos existentes. 5 CONCLUSÃO O principal recurso para o bom funcionamento de um serviço arquivísticos é a capacidade instalada por meio das competências daqueles que nele atuam, pois ter recursos econômicos, tecnológicos e ainda normativos favorece a boa prática da gestão dos arquivos. As pessoas com desconhecimento dos fundamentos e os procedimentos arquivísticos, não atuarão como um agente para o desenvolvimento do bom funcionamento do serviço. É fato que a instrução teórica somente, senão que por ser a Arquivologia uma disciplina eminentemente prática, demanda pela necessidade de um desenvolvimento hábil, trabalho empírico sobre documentos ao longo de toda formação do arquivista para que esta seja plena. “Trabalho empírico, que muitas vezes os gestores dos arquivos sem formação profissional tem realizado com alguma habilidade, não retrata a melhor técnica de manejar o repositório”. (CASAS DE BARRÁN,1996, p.183). O papel do arquivista é relevante para a sociedade, pois ele é o profissional que trabalha com diversas questões como destacado no referencial teórico, o qual pode representar uma multiplicidade de competências e habilidades complexas dentro de um ambiente de repartição pública ou privada. Pode-se aferir, como resultado desta pesquisa, a qual objetivou conhecer a demanda por profissionais formados de nível superior para o segmento dos arquivos, a qualificação dos servidores envolvidos e diretamente ligados a atividade do arquivo promove o eficaz acesso de informações pertinente ao acervo documental institucional, e sua ausência prejudica em demasia os procedimentos 36 em relação a Gestão Documental, especialmente sobre a questão da produção, utilização e destinação de documentos. É evidente, pelos dados levantados, que há um grande desconhecimento em relação a alguns assuntos, principalmente na questão de gestão documental e Lei de Acesso à Informação, que muitos desconheciam do que se tratava. Os gestores participantes da pesquisa mostraram interesse sobre o curso de Arquivologia, em se tratando da teoria e técnicas para organização de acervo. A mão de obra atualmente não possui formação necessária para a realização dessa atividade, como mostram os resultados. E os cursos e treinamentos que recebem não são suficientes para atender as necessidades da instituição, há deficiências oriundas desta desqualificação que é perceptível no funcionamento dos arquivos. A pesquisa, ao realizar os objetivos propostos, dimensionou que há um amplo mercado de trabalho a ser ocupado por profissionais formados em nível superior, os quais no exercício de suas funções deverão promover o amplo acesso a informação conduzindo ao pleno exercício da cidadania. 6 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES O cronograma das atividades presentes neste relatório está datado no dia 15 de maio de 2013. Nº Descrição Ago 2012 S e t O u t N o v D e z Jan 2013 F e v M a r A b r M a i J u n J u l 1 Levantamento e estudo do referencial teórico R R R R R R R R R R 2 Elaboração do instrumento de coleta de dados R R 3 Coleta de dados R R R 4 Tabulação dos dados R R 5 Analise dos dados R R R 6 Elaboração da apresentação e do Relatório Parcial R R R R R 7 Elaboração do Resumo e Relatório Final R R R 8 Preparação da Apresentação Final para R 37 o Congresso LEGENDA: R - Realizado REFERÊNCIAS BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivística: objetos princípios e rumos. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo, 2002. 41p. _________________________. Arquivos permanentes: Tratamento documental. 2. Ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004. 320p. ______________________. Arquivos Permanentes: Tratamento Documental. 4.ª ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. p. 263 – 278. ______________________. Arquivo: estudos e reflexões. Belo Horizonte: Editora UFMG, 2014. 477 p. BRASIL. 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